Cómo ser más productivo con las etiquetas de Gmail

Las etiquetas de Gmail son algo a lo que, sinceramente, nunca había hecho mucho caso… hasta hace un par de semanas. Ahora las he convertido en una especie de método de productividad, que me ayuda a gestionar todas las tareas que llegan vía email y a no perder de vista ningún mensaje importante.

Si te interesa el tema, aquí explico un poco cómo usar las etiquetas de Gmail para mejorar tu productividad con el email.

Un poco de orden y limpieza

Primero de todo, si vas a usar las etiquetas de Gmail para gestionar tareas, es importante tenerlas siempre a la vista, para hacerlas más fáciles de usar.

Quizás necesites hacer un poco de limpieza en la barra lateral. Para ello, haz clic en el icono de rueda dentada de la esquina superior derecha y escoge Configuración. Luego ve a la pestaña Etiquetas. Aquí, primero de todo, puedes elegir qué etiquetas mostrar en la barra lateral. Quizás haya algunas que puedas ocultar, como emails enviados, categorías, chats, círculos, etc. O elegir la opción de que sólo se muestren si hay algo sin leer.

Luego, un poco más abajo, puedes crear tus propias etiquetas personales, haciendo clic en el botón Crear etiqueta nueva.

Elige bien los nombres de tus etiquetas (que sea fáciles de entender), y también su color y diseño. Por ejemplo, la etiqueta que marca urgencia quizás debería ir en color rojo, el que asociamos generalmente con temas urgentes.

¿Cuántas etiquetas debería crear?

El primer impulso es crear ocho o diez etiquetas… al fin y al cabo, recibes muchos tipos de emails que necesitan diferentes respuestas. Pero tener muchas etiquetas va en contra del objetivo inicial, que es ser más productivo con el email; hace que todo sea más lioso y que pierdas más tiempo escogiendo la etiqueta adecuada, cuando debería ser algo casi automático.

Por regla general deberías limitar el número de etiquetas al mínimo imprescindible, y si luego realmente ves que echas de menos un tipo concreto de etiqueta, añadela más tarde. Pero cuantas menos sean, mejor.

Las 4 etiquetas principales (y las dos secundarias)

Las cuatro etiquetas principales que yo he creado para gestionar mi bandeja de entrada son éstas:

• Contestar – La aplico a emails que necesitan mi respuesta (cuando tenga tiempo para ello, claro).

• Esperando – Son los emails que ya he contestado, y de los que estoy esperando algún tipo de acción o respuesta por parte de mi interlocutor.

• To-Do – Son emails donde necesito hacer alguna acción fuera de Gmail para poder contestar y darlos por completados. Por ejemplo, una marca se pone en contacto conmigo y me ofrece un producto para analizar en el blog. Hasta que no me mire su catálogo y elija el producto no podré contestarles, así que etiquetaría este email como «To-Do».

• HOY – Emails que tengo que gestionar hoy, que tienen prioridad sobre otros (ya sea para realizar la acción asociada o para contestar).

Luego, he añadido otra etiqueta más, denominada Eventos, para reconocer fácilmente cualquier email relacionado con un evento: invitación, horario, dirección, etc.

Por último, a algunas personas les gusta marcar las cosas como «hechas» cuando han acabado una tarea (ya sabes, el típico «tick» en la casilla o el poder tacharlas de una lista). Aquí el equivalente sería tener una etiqueta llamada Hecho, aunque yo personamente no la uso. Cuando un email ya no requiere más acción por mi parte y puedo darlo por finalizado, simplemente lo archivo (si me interesa conservarlo para un futuro) o si no, lo borro. Sí amigos, no hay que tener miedo al botón borrar. La regla número 0 del email es «si puedes borrar un mensaje, bórralo».

Domina tu email, y que tu email no te domine a ti

Una vez lo tienes todo listo, es hora de ponerse a ello. A primera hora, antes de ponerte a trabajar, repasa el correo que has recibido y etiqueta los mensajes según corresponda.

A algunos les gusta aplicar la regla de los dos minutos, heredada del famoso método GTD, que dice que si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, la hagas al momento. Si quieres, puedes aplicarla a responder correos, y dejar los que requieran respuestas más elaboradas (o trabajo más allá del email) para después.

Cuando acabes con el trabajo que tengas entre manos, repasa el correo y actúa según las etiquetas que has puesto a primera hora: responde todo lo que que hay que responder, realiza las tareas asociadas, y más.

Lo mejor de este sistema es que sientes que tienes el email bajo control, y no al revés – cuando abres la bandeja y te sientes como si te cayera una enorme ola encima. Por supuesto no es un sistema infalible (y como todo en esta vida, requiere esfuerzo y constancia por tu parte) pero a mí me está siendo útil, y he pensado que estaría bien compartirlo.

¿Utilizas algún método de productividad concreto en tu día a día? ¿Qué resultado te está dando? ¡Déjame un comentario con tus trucos!