Organiza tus tareas y mejora tu productividad en Gmail con Sortd

Hoy en día muchas de nuestras tareas en el trabajo se basan en el correo electrónico: haz esto, envíame esto otro, responde a esta persona, comprueba si aquella otra te envió lo que pedías… nuestro buzón está lleno de cosas pendientes de hacer y temas de los que tenemos que hacer seguimiento.

Si te ves reflejado en el texto anterior, y además usas Gmail en Chrome, hay una extensión que puede interesarte mucho. Se llama Sortd y con ella puedes convertir tu buzón de Gmail en un completo sistema de gestión de tareas, muy similar a Trello.

Sortd es una especie de «skin» para Gmail. Es decir, no cambia nada de tus correos, ni te los desordena, ni elimina etiquetas que ya puedas tener, y es perfectamente compatible con los buzones múltiples de Gmail. De hecho mi primer temor al empezar a usarlo era que me desconfigurase mi Gmail por completo, pero nada más lejos de la realidad. Lo único que hace Sortd es mostrarte la misma información, pero de otra forma. Y además, se puede activar y desactivar cuando quieras.

Sortd aparece como un pequeño botón en el margen derecho de tu buzón de Gmail. Simplemente haz clic en él para visualizar tu correo como una lista de tareas.

Una vez estás en Sortd, puedes ver tu buzón de email en una barra lateral a la izquierda, con una previsualización del remitente, asunto y primera línea del texto. Haciendo clic en cada mensaje, éste se abre en la ventana de la derecha para poder leerlo al completo. La ventana de mensaje, además, incluye botones para acceder directamente a diversas acciones: archivar, borrar, etiquetar o convertir en tarea, entre otras. Y por supuesto, también puedes responder el email directamente desde ella.

Para convertir cualquier email en una tarea, no tienes más que arrastrarlo desde la columna lateral a alguna de las listas que muestra Sortd en la pantalla principal. Estas listas son totalmente personalizables, lo que te permite, por ejemplo, crear una de «Tareas para hoy», otra de «Responder», otra de «Hacer seguimiento» y otra de «Tareas para más tarde», y repartir tus emails entre ellas como corresponda. En este vídeo lo tienes más claro:

No sólo puedes personalizar las listas como mejor te convenga. También puedes editar los asuntos de los emails, para que «RE: lo que te decía» se convierta en «Escribir review sobre Sortd», por ejemplo, y la tarea te quede más clara. También puedes mover las tareas dentro de cada lista arriba o abajo, para marcar su prioridad.

Además, cada elemento de las listas de Sortd cuenta con un menú propio desde el que puedes marcar la tarea para seguimiento, colorearla para no perderla de vista, marcarla como completa o archivarla, entre otros.

Sortd incluye más opciones interesantes, como poder unir dos o más emails dentro de una misma tarea (sólo tienes que arrastrar uno encima del otro, hasta un botón con dos flechas), poder añadir notas como complemento a las tareas surgidas de tu Gmail o simplemente crear tareas nuevas y añadirlas a alguna de tus listas, aunque no vengan de un email.

En definitiva, Sortd es el tipo de aplicación de la que vas descubriendo más y más cosas a medida que la vas usando. Y desde luego, toda una ayuda para quienes basan todo su trabajo (o al menos parte de él) en el correo electrónico. Si buscas una herramienta con la que ayudar a tu productividad con el email, Sortd es una estupenda alternativa que vale mucho la pena.

Sortd está disponible en formato extensión para Google Chrome, así que tendrás que usar este navegador para poder disfrutar de sus servicios. Pero si ya lo usas, es tan fácil como ir a la Chrome Web Store, descargar la extensión y empezar a organizar mejor tu correo electrónico.