Google Drive es el sistema de almacenamiento de ficheros online de Google, gracias al cual puedes tener acceso a todo tipo de documentos desde cualquier sitio y en cualquier momento, o compartir documentos con otra persona o en equipo fácilmente. Lo cierto es una vez te acostumbras, es muy práctico.
Pero por mucho tiempo que lleves usando una herramienta, como digo aquí a menudo, es fácil que algunas de sus funciones y utilidades nos pasen desapercibidas. Por eso hoy echaremos un vistazo a algunos trucos para Google Drive con los que puedes sacarle todavía más rendimiento a este servicio de Google.
Teniendo en cuenta la potencia de Google como buscador, era de esperar que el buscador de Google Drive fuera también de calidad. Si haces clic en el campo de búsqueda de la parte superior de la pantalla, verás la opción de «Más herramientas de búsqueda», con diversos filtros para encontrar tus documentos más fácilmente.
El modo Sin conexión de Google Drive te permite revisar, editar y crear nuevos documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones en la propia app, aunque no tengas conexión a Internet. Para ello tienes que activar previamente la función, haciendo clic en el icono en forma de ruedecita dentada y abriendo el menú de Configuración, y luego haciendo tick en la opción «Sin conecxión».
Si estás redactando un documento en Google Docs, seguramente sepas cómo añadir un enlace. Pero quizás no te hayas fijado en que hay una forma muy cómoda de enlazar también a otros documentos de Google Drive. Simplemente selecciona el texto que quieres enlazar, haz clic derecho y elige «Enlace». En la ventana flotante verás resultados de Internet y de documentos de tu Drive relacionados con el texto seleccionado, y también puedes buscarlos con otras palabras clave en el campo de búsqueda.
Esta opción es particularmente útil si trabajas en un documento con otras personas. Gracias a ella, podrás volver a las versiones anteriores de un documento, y repasar los cambios producidos en cada una de ellas. Es tan fácil como abrir el documento en cuestión e ir al menú Archivo > Ver historial de revisión. El documento se abrirá con una barra lateral donde podrás ir revisando los cambios.
Ya sabemos que los ficheros de gran tamaño suelen ser culpables de la falta de espacio en disco. Y en el caso de un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive, corres el riesgo de quedarte sin espacio. Para encontrar los ficheros que más espacio ocupan en tu Drive, desde la página principal haz clic en el enlace de la barra lateral izquierda donde dice cuántos GB llevas usados, y luego haz clic en el enlace «Drive» de la ventana flotante. Así podrás ver una lista de los documentos de tu Drive ordenados por tamaño.
¿Sabías que Google Docs tiene una función gracias a la cual puedes dictarle tus documentos? Puedes probarla abriendo un documento nuevo y luego yendo al menú Herramientas > Escritura por voz. Además del texto en sí, también reconoce algunos comandos como «punto», «coma» o «nuevo párrafo». Para según qué cosas, puede ser bastante práctico.
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