ChicaGeek

El email es una forma eficaz de comunicación. Pero también puede llegar a convertirse en un problema. Los motivos son varios: porque no sabemos usarlo de la forma adecuada, porque no utilizamos las etiquetas o carpetas correctamente, porque perdemos demasiado tiempo en hilos interminables, o simplemente, porque dejamos que interrumpa constantemente nuestro trabajo.

Pero no te preocupes, porque hay solución. En este blog hemos dado algunas ideas sobre cómo gestionar tu email de forma más eficaz, bien usando las etiquetas de Gmail, bien usando aplicaciones como Spark o Sortd.

Hoy te traemos una serie de consejos compartidos en Fast Company, que pueden ayudarte a organizar mejor tu email y a la larga, a ser más productivo.

Las 5 etiquetas básicas para organizar tu email

Uno de los errores más frecuentes que todos cometemos al intentar clasificar el email es usar carpetas o etiquetas relacionadas basadas en los temas o proyectos de los que traten los mensajes. El problema es que los emails a menudo acaban hablando de otra cosa, o mezclan temas completamente diferentes, y de ahí la dificultad de clasificarlos.

Otro error frecuente es intentar usar el email como una lista de tareas, algo para lo que no está diseñado. Por mucho que marques un email como tarea de cualquier forma, el flujo constante de nuevos mensajes hace que se pierda fácilmente de vista.

Por eso, la recomendación de Fast Company es usar estas cinco etiquetas o carpetas básicas:

• Bandeja de entrada: la bandeja de entrada es simplemente un lugar de paso. Los nuevos mensajes que lleguen aquí sólo deben permanecer el tiempo necesario para que los repases y decidas a qué carpetas moverlos. La única excepción serían aquellos que puedes responder de forma inmediata (y por tanto no necesitan pasar a ninguna carpeta).

• Hoy: todos los emails que requieren una respuesta hoy.

• Esta semana: todos los emails que requieren una respuesta antes de acabar la semana.

• Este mes: todos los emails que requieren una respuesta a largo plazo, durante el mes.

• Información: todos los emails con contenido informativo que puedas necesitar consultar más tarde.

Sé constante con tu email

Esta clasificación se puede repetir para tantos proyectos como gestiones a través de email, si tu trabajo está basado en proyectos por separado. Pero eso sí, una vez la adoptes hay que ser constante e implacable en su uso; no hay medias tintas. Si un mensaje está en la carpeta «Hoy», tiene que gestionarse a lo largo del día de hoy, sin excusas. Si no llegas a hacerlo, quizás no debía estar en esa carpeta desde un primer momento.

Por otro lado, nada te impide trabajar en varias carpetas al mismo tiempo. La carpeta de «Hoy» no debería ser muy grande (de otra forma, te será imposible gestionarla en un solo día), así que cuando acabes con ella, si tienes tiempo, puedes ponerte con alguno de los mensajes que esperan en la de «Esta semana».

No tengas miedo de no contestar… o de borrar

Otro buen consejo que puede ayudarte a implantar ese sistema con más facilidad es, simplemente, no tener reparos a la hora de no contestar un mensaje, o de borrarlo si ya no te hace falta ni lo necesitas para más tarde (en cuyo caso iría a «Información»).

A menudo alargamos innecesariamente las cadenas de email porque nos sentimos en la absurda obligación de dar una respuesta o compartir una opinión que realmente no es necesaria. Por otro lado, sentimos también la presión de tener que dar una respuesta lo antes posible. Mucha gente espera que se le responda en el mismo día, pero la realidad es que esta prisa no siempre es necesaria. Piénsate mucho qué emails decides poner en la carpeta de «Hoy», porque simplemente, no todos lo merecen.

Y lo de borrar emails es un tema aparte. Para muchos es casi un tabú, pero de verdad, te aseguro que no pasa nada si eliminas un email una vez lo has gestionado. Si de verdad no puedes borrarlo, también vale la opción de «Archivar». Pero lo importante es perderlo de vista una vez has terminado con su tarea asociada.