10 cosas que deberías dejar de hacer con tu email

El correo electrónico fue el primer medio de comunicación desarrollado en Internet, antes que los clientes de chat, los programas de mensajería instantánea y por supuesto las apps como WhatsApp o Telegram. Pero a pesar de que lleve tanto tiempo entre nosotros, todavía hay muchas cosas que hacemos mal con el email.

10 cosas que deberías dejar de hacer con tu email
Imagen de Shutterstock

Por eso no está de más pararse un momento a pensar en todas esas malas costumbres, e intentar cambiarlas para mejorar nuestra capacidad de comunicación, nuestra relación con las demás personas y de paso, nuestra productividad.

Aquí tienes 10 cosas que quizás hagas con tu email… y que si es así, deberías dejar de hacer.

 

1. Dejar que los emails se acumulen en la bandeja de entrada

Es uno de los mayores males del correo electrónico: tener centenares o incluso miles de mensajes acumulados en la bandeja de entrada y no actuar sobre ellos. Seguro que más de una vez te has encontrado a ti mismo mirando esos mensajes, abriéndolos y volviéndolos a leer, para luego dejarlos de nuevo en el inbox sin tomar ninguna acción.

Para evitarlo, puedes aplicar algunos consejos de productividad como los del método GTD, que dice que si una tarea se puede completar en 2 minutos (como por ejemplo responder brevemente un email), debe hacerse en el momento en que se toma por primera vez. Otro consejo es la regla de 2-2-2: responder llamadas en dos segundos, mensajes de texto en dos minutos, y correos electrónicos en dos horas.

Por último, otra posibilidad es reservar algunos momentos del día al email, y respetarlos religiosamente para ponerte al día con nuevos mensajes y respuestas en esos momentos.

 

2. Enviar información confidencial por email

Muchos de nosotros enviamos alegremente por email todo tipo de información, sin caer en que podría ser interceptada por alguien en su camino hasta el destinatario. Quizás no te importe que alguien pueda tener acceso a las fotos de tu gato que le envías a una amiga, pero la cosa cambia cuando envías cosas como contraseñas, datos bancarios y demás.

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¿Qué hacer en estos casos? Si, por ejemplo, tienes que enviar un documento confidencial por email, puedes comprimirlo en un archivo ZIP cifrado y protegido por contraseña, y enviar ese archivo adjunto al mensaje. Otra opción es usar un servicio alternativo más seguro, como Dropbox. O, simplemente, por una vez, dejar este tipo de cosas en la vida real – y no en la digital.

 

3. Escribir asuntos poco útiles o sin sentido

Si me envías un email sobre un tema de trabajo, ¿por qué pones en el asunto “hola”? No, el asunto debe ser un resumen claro y conciso del tema del email. Esto ayuda muchísimo a la hora de priorizar los mensajes, saber cuáles hay que abrir ya y cuáles pueden esperar. Es más, dependiendo del asunto (si no es informativo, si está escrito en mayúsculas, o incluso si está en blanco) te juegas a que no abran tu email y lo tiren directamente a la papelera – yo al menos lo hago.

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4. Enviar emails a la persona equivocada

A muchos nos ha pasado esto alguna vez (sobre todo si, por ejemplo, tienes más de un contacto con el mismo nombre). Pero no cuesta nada hacer un rápido repaso a los destinatarios que hemos puesto para nuestro correo electrónico antes de darle al botón “Enviar”. Esos segundos pueden ahorrarnos más de un disgusto…

Otro truco, si usas Gmail, es habilitar la función de “deshacer”.

 

5. Reutilizar viejas cadenas de email para escribir algo nuevo

Una de las costumbres más odiosas que me he encontrado: gente que rescata una cadena de emails (a veces de hace meses), sólo para escribir un nuevo email a las mismas personas sobre un tema totalmente diferente. Al final te encuentras con una cadena larguísima de mensajes, donde el asunto no tiene nada que ver y que resultan difíciles de gestionar.

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No hagamos esto. ¡Una cadena nueva de mensajes por cada tema a tratar!

 

6. Usar la bandeja de entrada como gestor de tareas

Con la adopción del correo electrónico en muchas empresas, éste se ha convertido en una herramienta más de trabajo donde se reciben todo tipo de tareas. Pero no es el sitio más adecuado para gestionarlas. A no ser que uses algún método específico (como por ejemplo, las etiquetas de Gmail o la extensión Sortd), la bandeja de entrada del correo electrónico no funciona bien como agenda, porque no permite priorizar unas cosas sobre otras, y como siempre están entrando nuevos mensajes, acabas perdiendo de vista las tareas importantes.

 

7. No hacer limpieza de la bandeja de entrada

Hay gente que parece que tiene miedo a borrar emails. Tienen alguna especie de síndrome de Diógenes digital que les empuja a seguir acumulando mensajes – una práctica además “alentada” de cierta manera por las plataformas de correo electrónico de hoy en día, con más y más GB de espacio disponible. Pero no sirve de nada hacerlo, y sólo contribuye a crearnos más sensación de agobio.

Si ya has actuado sobre un email (has respondido, has completado la tarea, lo has leído y no hay nada más que hacer…), bórralo. Sin miedo, no pasa nada. Luego pasa al siguiente y así, uno por uno. No hace falta que te obsesiones con vaciar completamente la bandeja de entrada (el famoso “inbox zero“), pero sí limpiarla de emails que no tiene ningún sentido guardar.

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8. No hacer una copia de seguridad

Del mismo modo que tener mucho espacio disponible en nuestro correo electrónico nos empuja a veces a acumular emails, ese mismo espacio hace que muchas veces dejemos guardados ahí mensajes o archivos adjuntos importantes sin hacer copia de seguridad en ningún otro sitio.

El problema viene cuando luego no podemos encontrar ese mensaje concreto entre tantos emails, o Gmail está caído justo cuando necesitamos ese adjunto, o cualquier otro problema… por eso, para los temas importantes, es mejor guardar una copia en otro sitio – el disco duro o un servicio de alojamiento de ficheros, por ejemplo.

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9. Consultar el email demasiado a menudo

Que sea conveniente tener la bandeja de email limpia y organizada no quiere decir que debas estar continuamente revisando el email. Dejar el correo siempre abierto (y sobre todo, con las notificaciones de escritorio activas) es lo peor que puedes hacer para tu productividad, puesto que es una fuente de distracciones continua.

Lo más recomendable es limitar la consulta del email a unas pocas veces al día (por ejemplo, a primera hora antes de empezar a trabajar, a mediodía en la pausa para comer, y a última hora de la tarde antes de acabar la jornada) y aprovechar esos momentos para leer, contestar y priorizar tareas.

Créeme, tu productividad lo agradecerá, y no te perderás nada importante. Si hay algo urgente, ya se encargarán de localizarte por otras vías…

 

10. No aplicar las normas básicas de la “netiqueta”

La llamada “netiqueta” (nettiquette, en inglés) es un conjunto de normas de educación destinadas a hacer las comunicaciones vía Internet más precisas, agradables y útiles para todos. Cosas como no escribir todo en mayúsculas porque parece que estás gritando, o saber usar correctamente los campos de CC y CCO en el email vienen de eso.

En la gestión del correo electrónico hay varias recomendaciones de netiqueta que deberíamos tener siempre en cuenta. Por ejemplo, tener en cuenta el tiempo del otro (es decir, ponerle las cosas fáciles para procesar tu email), ceñirse al asunto en las cadenas de emails, ser lo más claro posible, evitar mensajes innecesariamente largos… siempre ayudan a gestionar mejor el correo. Tienes más consejos (en inglés) en esta página.

 

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