Por qué usar un gestor documental en tu empresa

El departamento de recursos humanos de una empresa es uno de los más importantes dentro de la estructura de la compañía, y el que vertebra el trabajo de todos los demás. De él dependen temas tan importantes como la organización de horarios, el reclutamiento de personal… o las vacaciones!

Por suerte, existen soluciones de tecnología para muchas de estas tareas. Es decir, aplicaciones de software que han sido especialmente desarrolladas para ayudar con todas las responsabilidades propias de un departamento de recursos humanos. Mediante el uso de estas herramientas, cosas como la gestión de vacaciones, el control horario, la comunicación interna o las encuestas de clima laboral son un poco más fáciles.

Por qué usar un gestor documental en tu empresa

En este sentido, por ejemplo, es muy recomendable contar con la ayuda de un gestor documental en el equipo de recursos humanos de tu empresa. Gracias a este tipo de utilidades, podrás llevar a cabo toda la gestión documental de tu empresa en un único lugar centralizado, de forma mucho más organizada.

 

Gestión de documentos centralizada

Con este tipo de software, es más fácil gestionar toda la documentación relacionada con recursos humanos de tu empresa. Está todo perfectamente guardado en un único lugar, con lo que es más sencillo clasificar y localizar cualquier tipo de documento o certificado.

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Cosas como justificantes médicos, partes de bajas laborales, contratos, certificados, nóminas, etc. quedan perfectamente organizadas en el gestor documental, accesibles en cualquier momento. Sin olvidar tampoco las clásicas notas de gastos de viajes, comidas y demás de los empleados.

 

Firma de documentos rápida y fácil

En el caso de necesitar la firma de algún empleado (por ejemplo, para un contrato laboral), el gestor documental también te lo pone más fácil. Con ayuda de su herramienta de firma digital integrada puedes solicitar la firma de cualquier documento directamente a la persona implicada, todo en formato digital y sin tener que imprimir nada – con el consiguiente ahorro en recursos de la empresa.

El empleado recibe la solicitud, firma el documento de forma digital y éste se actualiza automáticamente en el panel de gestión documental. Y, por supuesto, se trata de firmas con total validez legal.

Por qué usar un gestor documental en tu empresa

 

Más seguridad para tus documentos

La documentación que maneja el departamento de recursos humanos contiene información muy sensible, y por eso es importante protegerla ante cualquier acceso no autorizado. En un gestor documental de calidad podrás contar con medidas de seguridad importantes, como control de los inicios de sesión y cifrado de la base de datos. Además, también suelen permitir la creación de diferentes roles dentro del programa, con niveles de acceso variados según el cargo: desde administrador hasta empleado.

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Acceso vía móvil a tus documentos

Otro punto importante de cualquier gestor documental es el poder acceder a la información almacenada en él desde cualquier sitio y en cualquier momento. Por eso, asegúrate de que el que eliges para tu empresa cuenta con una aplicación móvil para poder tener ese acceso sin problemas.

Con una app de móvil conectada con tu gestor documental podrás gestionar fácilmente los documentos laborales de tu empresa en el momento en que lo necesites, sin tener que volver a la oficina. Y por supuesto, toda la información se sincroniza automáticamente entre el dispositivo móvil y la base de datos.

 

Fotos de Edmond Dantès y de fauxels

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