5 cosas que están matando tu productividad

A menudo damos consejos de cómo mejorar la productividad y ser más eficaces en el trabajo. Pero también es importante hacer lo contrario; es decir, desaconsejar ciertas prácticas que por algún motivo u otro se han convertido en mitos de la productividad.

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Aquí tienes mis cinco “anti-consejos” de productividad: cinco cosas que deberías eliminar de tu rutina de trabajo diaria si quieres ser más eficiente y productivo.

 

La multitarea

Aunque seguramente has oído decir que la multitarea es algo bueno y que te permite hacer muchas cosas a la vez en menos tiempo, la realidad es que no es así. Numerosos estudios han demostrado que no podemos hacer dos cosas a la vez cuando ambas requieren concentración. Es decir, podemos cantar una canción mientras fregamos los platos, por ejemplo, pero no escribir un email a nuestro jefe mientras al mismo tiempo preparamos un Powerpoint para una presentación.

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Foto de Daniel Lobo – Daquellamanera.org

La multitarea en realidad provoca que no podamos concentrarnos realmente en nada, y tardemos más de lo normal en completar las tareas al obligar a nuestro cerebro a cambiar constantemente de una a otra. Por eso es mucho mejor ser monotarea: concentrarse en una sola cosa a la vez, y sin distracciones ni interrupciones, dedicarnos 100% a esa tarea para acabarla cuanto antes y pasar a la siguiente.

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Para ello puedes hacer uso de la técnica Pomodoro, y alternar períodos de concentración con ratitos de descanso, que también son necesarios.

 

El correo electrónico

Hablando de distracciones… el email es una de las más frecuentes en nuestra jornada de trabajo. Tenemos la fea costumbre de tener el email constantemente abierto, y lo que es peor, con esos avisos que salen en el escritorio cada vez que nos llega un mensaje. No podemos evitar hacer clic cada vez para ver qué es, y así no hay manera de concentrarse.

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Mi consejo, y lo que yo misma aplico, es marcar tres momentos al día en que vas a mirar el email: por la mañana a primera hora, a mediodía, y por la tarde antes de acabar tu jornada laboral. Aprovecha esos momentos para contestar emails que se puedan responder al momento, y mantén tus respuestas breves y concisas. Y los que requieran acción más allá de una simple respuesta, conviértelos en tareas con utilidades como Sortd o Trello.

 

Las redes sociales

Otra de las grandes distracciones de estos días son las redes sociales. Uno empieza revisando un artículo interesante en Facebook y nunca sabe cuándo y dónde va a acabar…

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Con las redes sociales puedes aplicar el mismo truco que con el email: marcarte unos momentos al día en que puedes consultarlas, y olvidarlas el resto del tiempo. Si no tienes suficiente fuerza de voluntad, puedes bloquearlas con extensiones como StayFocusd o programas como ManicTime o ProcrastiTracker.

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También las puedes combinar con tus momentos de descanso – por ejemplo, vas a hacer una pausa con un café de 10 minutos y aprovechas para mirar Facebook o Twitter.

 

Las reuniones

Las reuniones son, en general, la mayor pérdida de tiempo que ha inventado la humanidad. Hay ocasiones en que son necesarias, sí, pero un alto porcentaje son totalmente sustituibles por un documento compartido en Dropbox o vía email. O hacerla vía videoconferencia, por ejemplo.

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En todo caso, y si no queda más remedio que hacer una reunión, es imprescindible hacerla lo más eficiente posible para minimizar el impacto en nuestra productividad. Cosas como tener una agenda clara de lo que se va a hablar, que los asistentes ya vengan preparados o que se respete escrupulosamente el horario ayudan bastante. Y si crees que tu presencia no va a ayudar en nada, no tengas miedo de rechazar la invitación.

 

La falta de priorización

Relacionado con el primer punto, el de la multitarea, llegamos al último: la falta de priorización. Si no tenemos claro qué tareas tenemos que hacer ese día, o cuál de ellas es la más importante, nuestra jornada será cualquier cosa menos productiva.

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Es imprescindible adquirir la costumbre de hacer una lista de tareas para cada día, bien la tarde del día anterior o a primera hora de la mañana. Sólo así tendremos claro a qué dedicar nuestro tiempo. Y sí, la tarea más importante es la que deberías hacer primero, aunque sea la que más trabajo te cueste. Nunca es buena idea dejar lo más complicado para el final, cuando ya estás cansado y cuestá más concentrarse.

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Por suerte, hay muchas apps que te pueden ayudar con estas listas, desde Do it (Tomorrow) hasta Wunderlist, pasando por Google Tasks o incluso Quest, una app de tareas al estilo de un juego de rol.

 

¿Cuáles son tus trucos personales para mejorar tu productividad?

 

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