15 trucos para aprovechar Google Docs al máximo

A estas alturas todo el mundo conoce Google Docs, y alguno que otro lo usa con frecuencia. Pero a menudo sucede que cuando usas una herramienta, te centras en las tres o cuatro funciones que más utilizas, y dejas de explorar el resto. Y por eso no aprovechas el máximo su potencial, ni le sacas todo el rendimiento que podrías.

15 trucos para aprovechar Google Docs al máximo

Hoy venimos a solucionar ese problema, al menos con Google Docs. En esta lista encontrarás 15 trucos, consejos, funciones ocultas o como quieras llamarle… para sacarle todo el partido al editor de textos online de Google. ¡A ver cuántos de ellos conoces!

 

Copia el formato de un texto

Si en un mismo texto tienes diferentes formatos (párrafos con fuentes, tamaños y colores de texto distintos) hay una forma muy sencilla de copiar el formato de uno de ellos a otro. Simplemente selecciona el párrafo (o palabra, o frase) del que quieres copiar el formato, haz clic en el botón en forma de rodillo de pintura y selecciona el texto al que quieres aplicar ese mismo formato. ¡Listo! El truco también funciona para copiar el formato de una celda de Excel a otra.

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Añade nuevas palabras al diccionario

El corrector de Google Docs para detectar faltas y erratas en un texto, pero a veces se pasa de listo y te señala palabras que no conoce (por ejemplo, nombres propios o marcas) como incorrectas. Para evitarlo, si usas a menudo esas palabras, añádelas a tu diccionario y así Google Docs no volverá a marcarlas como incorrectas. Puedes hacerlo desde el menú Herramientas > Diccionario personal.

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Inserta notas a pie de página

Una buena forma de complementar la información que ofreces en un documento es usar notas a pie de página, bien para explicar algo, para indicar la fuente de los datos o simplemente para ampliar la información. Además con Google Docs es muy fácil insertarlas: todo lo que tienes que hacer es ir a Insertar > Nota a pie de página.

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Organiza material con la utilidad Explorar

Si estás escribiendo un documento para el que necesitas hacer algo de investigación, una forma muy sencilla de encontrar información relacionada y organizar tu material es la utilidad Explorar. Ábrela desde el menú Herramientas > Explorar y verás una barra lateral desde la que buscar datos en la web, descargar imágenes, usar enlaces como apoyo a tu texto y más.

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Cuenta las palabras de un documento

¿Te han pedido un artículo de mínimo 800 palabras y no sabes cuántas llevas ya? No te preocupes, con Google Docs es muy fácil saberlo: ve al menú Herramientas > Contar palabras y al momento sabrás cuántas palabras, páginas y caracteres tiene tu documento.

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Añade comentarios al documento

Una de las funciones más interesantes de Google Docs es la posibilidad de compartir documentos con otras personas, y que éstas puedan no sólo leer lo que has escrito sino también aportar sus propios puntos de vista. Para hacerlo, lo más sencillo es usar los comentarios, disponibles desde el menú Insertar > Comentar. Los comentarios aparecerán en un barra lateral, y se pueden responder o marcar como resueltos. Además, si compartes el documento con más gente, es posible etiquetarlos en un comentario que vaya dirigido especialmente a alguno de ellos.

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Revisa los cambios hechos a un texto

Eso sí, el problema de compartir un documento con mucha gente es que si todo el mundo hace cambios, al final no se sabe quién ha escrito qué, o qué ponía ahí antes del último cambio. Por suerte, puedes echar mano del historial de revisiones de Google Docs (disponible desde el menú Archivo) para comprobar qué cambios se han producido en el documento. Esta función también es útil aunque no se comparta el texto, para poder restaurar una versión anterior del mismo.

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Convierte los cambios en sugerencias

Hablando de cambios, otra forma de realizarlos en un documento menos “agresiva” es usar la función de Sugerencias. Para ello, haz clic en la flechita al lado del icono de lápiz, en la esquina superior derecha de la interfaz de Google Docs, y cambia del modo Edición al modo Sugerencias. A partir de este momento, todos los cambios que hagas en el documento se reflejarán en un comentario al lado del documento, con la posibilidad de aceptarlo – o no.

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Utiliza plantillas de diseño

Si pones Google Docs en inglés (desde la sección “Idiomas y herramientas de escritura” de tu cuenta de Google) y luego vas a la pantalla principal de Google Docs, verás que tienes acceso a un montón de plantillas para diferentes tipos de documentos: cartas profesionales, currículum, propuestas de negocio, actas de reunión, newsletter, informe, etc.

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Edita imágenes dentro de un texto

Google Docs ofrece muchas posibilidades para trabajar con imágenes. Desde el menú de Insertar > Imagen puedes elegir el origen de tu imagen, y una vez la has subido, aún hay más. Haz clic derecho sobre la imagen y podrás recortar su tamaño y acceder a opciones de edición con la que ajustar su brillo o contraste, entre otras cosas. También podrás añadirle un borde, seleccionando la imagen y haciendo clic en el botón de selección de color en el menú superior.

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Escribe tus documentos con la voz

Esta función, de la que ya hablamos en su día en este artículo, te permite dictar documentos en lugar de tener que teclearlos. Tiene ciertas limitaciones, pero en según qué circunstancias puede ser muy cómoda. ¿La has probado ya?

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Ahora puedes dictar todos tus documentos a Google Docs

 

Utiliza atajos de teclado… o crea los tuyos

Si eres seguidor de este blog desde hace tiempo, habrás visto que soy muy fan de los atajos de teclado, porque creo que ayudan a trabajar de forma más rápida y eficiente. Google Docs también tiene sus propios atajos de teclado, como no podía ser de otra forma, y puedes consultarlos aquí. Pero eso no es todo: si vas a Herramientas > Preferencias, podrás crear tus propias combinaciones de teclas, usando la función “Sustitución automática”.

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Traduce tu texto automáticamente

Gracias a la integración del traductor de Google con Google Docs, puedes obtener una versión de tu texto en cualquiera de las docenas de idiomas que soporta la utilidad de traducción de Google. Es tan sencillo como ir al menú Herramientas > Traducir documento. Vale que no es una traducción perfecta, ni mucho menos, pero te hace el apaño. La traducción se guarda en un documento aparte.

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Convierte un documento de formato

Igual que puedes cambiar el texto de idioma, Google también te permite cambiar su formato. Para ello sólo tienes que ir al menú Archivo > Descargar como y podrás obtener una copia de tu documento en DOCX, PDF, RTF, TXT, HTML, ePUB y otros.

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Para todo lo demás… los complementos

Éstas son sólo algunas de las funciones de Google Docs, pero la cosa no acaba aquí ni mucho menos. Si quieres seguir descubriendo todas las posibilidades que ofrece el editor de textos online de Google, te animo a que explores sus menús y opciones con detalle. Además, no te pierdas su selección de Complementos (en el menú del mismo nombre) para añadirle aún más funciones interesantes.

 

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